BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Pengorganisasian adalah
suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur,
serta membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar
tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Manusia merupakan unsur
terpenting dalam pengorganisasian karena manusia terdapat di dalam tugas-tugas
yang saling berhubungan.
Sturktur organisasi dapat
didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola. Sturktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja,
standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau
desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja.
Pengorganisasian dalam konteks perubahan social menjadi titik strategis yang harus menjadi perhatian dengan seksama. Keberhasilan mencapai titik perubahan akan sangat ditentukan oleh pengorganisasian. Tanpa suatu pengorganisasian yang kuat, memadai dan sistematis maka perubahan social hanya akan bergantung pada niat baik kekuasaan, pasar politik atau situasi lain yang tidak pasti. Satu-satunya faktor yang menentukan bahwa sebuah gerakan akan tetap berjalan pada relnya dan dapat mencapai tujuannya adalah pengorganisasian yang dipandu oleh kepemimpinan dan garis politik yang memihak kepada rakyat.
Pengorganisasian dalam konteks perubahan social menjadi titik strategis yang harus menjadi perhatian dengan seksama. Keberhasilan mencapai titik perubahan akan sangat ditentukan oleh pengorganisasian. Tanpa suatu pengorganisasian yang kuat, memadai dan sistematis maka perubahan social hanya akan bergantung pada niat baik kekuasaan, pasar politik atau situasi lain yang tidak pasti. Satu-satunya faktor yang menentukan bahwa sebuah gerakan akan tetap berjalan pada relnya dan dapat mencapai tujuannya adalah pengorganisasian yang dipandu oleh kepemimpinan dan garis politik yang memihak kepada rakyat.
1.2 RUMUSAN
MASALAH
1.
Bagaimana Pengorganisasian ?
2.
Bagaimana proses pengorganisasian ?
3.
Bagaimana struktur organisasi ?
4.
Bagaimana cara merancang struktur
organisasi ?
5.
Bagaimana faktor yang menentukan
perancangan struktur organisasi ?
6.
Bagaimana desain organisasi yang umum ?
1.3 TUJUAN
PEMBAHASAN MAKALAH
1.
Mengetahui pengorganisasian ?
2.
Mengetahui proses pengorganisasian ?
3.
Mengetahui struktur organisasi ?
4.
Mengetahui cara merancang struktur
organisasi ?
5.
Mengetahui faktor-faktor yang menentukan
perancangan struktur organisasi ?
6.
Mengetahui desain organisasi yang umum ?
1.4
MANFAAT MAKALAH
1.
Memenuhi tugas mata kuliah Pengantar
Manajemen
2.
Mengkaji ilmu Pengorganisasian.
3.
Mengetahui Struktur Organisasi berserta rancangan
struktur organisasi
4.
Mengetahui desain organisasi yang umum
dalam struktur organisasi
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian
adalah suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan
mengatur, serta membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi,
agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
2.2
PROSES PENGORGANISASIAN
Proses pengorganisasian
dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
1)
Pemerinci seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2)
Pembagian beban pekerjaan total menjadi
kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang.
Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat
diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien
dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3)
Pengadaan dan pengembangan suatu
mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi
satu-kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasi ini akan
membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan
mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.
Pelaksanaan
proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat
mencapai tujuannnya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang
mencakup aspek-aspek penting organisasi dan pengorganisasian, yaitu:
a)
Pembagian kerja
b)
Departementalisasi (Departementasi)
c)
Bagan organisasi formal
d)
Rantai perintah dan kesatuan perintah
e)
Tingkat-tingkat hirarki manajemen
f)
Saluran komunikasi
g)
Penggunaan komite
h)
Rentang manajemen dan kelompok-kelompok
informal yang tak dapat dihindarkan.
2.3
STRUKTUR ORGANISASI
2.3.1
Definisi Struktur Organisasi
Sturktur
organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana
organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap dan hubungan-hubungan dimana diantara fungsi-fungsi atau
orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis
kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam
pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja.
2.3.2
Karakteristik Struktur Organisasi
Struktur organisasi
memiliki dua karakteristik, yaitu:
a)
Keseimbangan
dalam organisasi
Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting
mengingat adanya beberapa bagian didalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan
seimbang/imbang apabila masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan
tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.
b)
Fleksibel
Fleksibel merupakan kemampuan dari struktur
organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang
terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan
formasi jabatan dsb. Perubahan-perubahan yang perlu disesuaikan lebih dahulu
adalah perubahan yang terjadi dalam jangka pendek. Selain itu, kemampuan kerja
seseorang juga perlu diperhatikan.
2.3.3
Elemen Struktur Organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh
para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
a)
Spesialisasi pekerjaan.
Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi
ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
b)
Departementalisasi.
Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
c)
Rantai
komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung
jawab kepada siapa.
d)
Rentang
kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien
dan efektif.
e)
Sentralisasi
dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi
adalah lawan dari sentralisasi.
f)
Formalisasi.
Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
2.3.4
Contoh Bagan Struktur Organisasi
Penjelasan :
Bagan
diatas merupakan contoh dari bagan suatu perusahaan yang pada umumnya. Pada
setiap perusahaan pasti memiliki sejumlah tatanan-tatanan yang terdiri dari
direktur atau pemimpin perusahaan, manajer (pembantu khusus direktur), dan
bagian divisi pelaksana perusahaan.
Pada
bagian general manager/pemimpin suatu perusahaan merupakan puncak dari segala
aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam segala hal yang mencakup dari seluruh
aspek yang dilakukan bawahannnya yang menjadikannya sebagai pengawas dan
pemberi keputusan yang mutlak bagi seluruh pemilik perusahaan. Pada bagian
manajer/ kepala bidang divisi merupakan pembantu khusus dari pemimpin perusahaan
untuk beberapa divisi yang dimiliki perusahaan dan memimpin satu divisi yang
dan melakukan tugasnya dengan sesuai perintah pemimpin perusahaan dan
bertanggung jawab atas divisi tersebut. Setiap manajer, memimpin tiap divisinya
dengan memiliki bawahan yang siap membantu kinerja dan integritas manajer yang
mendukung setiap kemajuan dari perusahaan.
Penjelasan : Suatu perusahaan memiliki bagian-bagian
struktur terpenting, berikut struktur dan pembagian tugasnya.
Komisaris
adalah pemilik dari perusahaan. President
direktur bertugas mengepalai semua prosedur yang berjalan dalam suatu
perusahaan. Managing direktur
bertugas untuk memanage berjalannya suatu pelaksana yang akan dirinci seperti
misalnya, sebuah kerja sama yang akan dilakukan kadalam perusahaan lain
membantu president direktur.
General Manager
bertugas memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai
beberapa atau seluruh manajer fungsional. Manager
bertugas bertanggung jawab pada suatu perusahaan atau organisasi. Supervisor bertugas untuk mengawasi atau
mengamati suatu kegiatan yang dijalankan dalam sebuah perusahaan. Seorang
supervisor tidak berkenan mengatur sesuatu yang ada di dalam perusahaan. Kepala Bagian bertugas untuk mengikut
sertakan anggotanya pada berjalannya suatu kegiatan yang ada pada perusahaan.
Sebuah
perusahaan mempunyai pemilik yang disebut sebagai komisaris perusahaan. Sebuah
perusahaan akan memiliki kualitas yang baik jika semua dikerjakan dan dilakukan
oleh kerja sama yang baik dengan tidak melakukan kecurangan dalam sebuah proyek
yang akan dikerjakan. Dengan ini perusahaan lain akan melihat sebuah
eksperimen untuk melakukan kerjasama
yang mungkin akan bisa menguntungkan satu sama lain.
Semua
ini dilakukan demi menunjukkan bahwa perusahaan yang dimiliki sebagai
implementasi setiap perusahaan yang akan bermodal tinggi dan mungkin bisa
melakukan kerjasama dengan perusahaan asing yang akan menghasilkan nilai
keuntungan yang sangat tinggi. Dan suatu perusahaan akan lebih merasa nyaman
bila suatu kekerabatan yang mungkin bisa menjadi suatu nilai positif dalam
perusahaan tersebut.
2.3.5
Cara Merancang Struktur Organisasi
1.
Rancanglah struktur organisasi sesuai dengan misi dan visi organisasi
Anda.
Dengan
kata lain, tujuan atau sasaran organisasi harus jelas sebelum Anda membuat
struktur yang baku. Kadang ada yang buru-buru membuat struktur tanpa kejelasan
tentang apa yang diharapkan dari organisasi. Hindarilah membuat bagan
organisasi tanpa tujuan organisasi yang jelas.
2.
Rancanglah susunan organisasi
setelah organisasi Anda merumuskan bisnis proses utama untuk mencapai sasaran
organisasi.
Ini
membantu anda menemukan proses bisnis atau aktifitas apa yang anda butuhkan
untuk menghasilkan produk dari organisasi Anda. Akan lebih mudah mengembangkan
struktur dengan kejelasan aktifitas. Bukan hanya itu saja, dengan adanya bisnis
proses akan jelas juga berapa orang pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan
tugas tersebut dan kualifikasi apa saja yang dibutuhkan dari pekerja.
3.
Susunlah susunan organisasi Anda dengan
mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja.
Bisa
saja organisasi yang anda kira memiliki banyak talenta selama ini, tapi tidak
digunakan atau dioptimalkan. Gunakanlah talenta-talenta yang ada dan
optimalkanlah bakat dan kemampuan mereka. Hindarilah persepsi-persepsi negatif
tentang kinerja pekerja-pekerja di organisasi Anda. Sering orang tidak
menunjukkan kinerja bagus karena pekerjaan yang mereka lakukan di luar dari
skop talenta dan 'passion' mereka.
4.
Pertimbangkanlah
umur pekerja ketika Anda menempatkan
pekerja pada jabatan-jabatan yang telah Anda rancang.
Hindarilah menempatkan
pekerja pada jabatan yang tidak sesuai dengan keahlian dan bakatnya. Tanpa Anda
sadari, ini akan membuat mereka menghasilkan kinerja kerja yang rendah.
5.
Lakukanlah self-assesment kepada pekerja-pekerja
untuk mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan
talenta mereka.
Orang yang punya kinerja hebat pada pekerjaan
tertentu belum tentu memiliki kinerja yang sama pada pekerjaan lain.
Pertimbangkanlah prinsip ini bila anda menempatkan seseorang pada jabatan
tertentu.
6.
Berbicaralah dengan pekerja bahwa
posisi yang Anda tawarkan pada pekerja bisa tidak sesuai dengan bakat dan talentanya.
Tidak
selalu ada posisi yang terbaik buat setiap pekerja di organisasi. Kadang
talenta dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja atau posisi
yang ada tidak selalu sesuai dengan bakat dan talenta pekerja. Komunikasikanlah bahwa posisi
yang Anda tawarkan kepada pekerja mungkin tidak akan menghasilkan kinerja
baik. Ini akan menolong pekerja apakah ia akan ambil jabatan tersebut atau
memilih pindah ke perusahaan lain, yang mungkin baik buat pekerja maupun
organisasi Anda sendiri.
2.3.6
Faktor-faktor Perancangan Struktur
Organisasi
1)
Strategi Organisasi untuk mencapai
tujuan.
2)
Teknologi yang digunakan. Perbedaan
teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa yang akan
membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang
mempergunakan teknologi industri massal akan memerlukan tingkat standardisasi
dan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian
jadi yang mengutamakan perubahan mode.
3)
Anggota (karyawan) dan orang-orang yang
terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta
kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatiakn dalam merancang struktur
organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi
saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada
rancangan struktur organisasi.
4)
Ukuran Organisasi, besarnya organisasi
secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi
struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan
semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
2.3.7 Unsur-unsur Struktur
Organisasi
1)
Spesialisasikegiatan berkenaan dengan
spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian
kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja
(departementalisasi)
2)
Standardisasi kegiatan, merupakan
prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya
kegiatan seperti yang direncanakan.
3)
Koordinasi kegiatan, menunjukkan
prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam
organisasi.
4)
Sentralisasi dan desentralisasi
pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan
keputusan.
5)
Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah
karyawan dalam suatu kelompok kerja.
2.4 Desain Organisasi yang Umum
Desain organisasi meliputi :
1)
Struktur
sederhana
Struktur
sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi
yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang
saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan
dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan
sama.
Kekuatan dari
struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan,
kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas.
Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun
selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai
tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan
sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload)
di puncak.
2)
Birokrasi
Birokrasi adalah
sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai
melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang
dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat,
rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai
komando.
Kekuatan utama
birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara
sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang
diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit
fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.
Kelemahan besar
lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan,
tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang
karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada
aturan keputusan terprogram yang mapan.
3)
Struktur
matriks
Struktur matriks
adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan
departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di
agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan
pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah,
universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur
matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk
Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para
spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan
pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.
Kelemahan terbesarnya adalah
sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar
kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi
produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan.
Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan
tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi
ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait
dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks
berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan
mereka.
2.4.1
Strategi dan desain organisasi
1)
Strategi Generik
a)
Keunggulan biaya (Cost Leadership)
Menyatakan
bahwa perusahaan akan mengungguli persaingannya dengan menjadi produsen
pembiaya rendah.
b)
Diferensi (Diferentation)
Penciptaan
produk yang diperkirakan akan menjadi produk unik.
c)
Fokus (Focus)
Meliputi
pencapaian keunggulan biaya atau diferensiasi atau keduanya dipangsa pasar
tertentu.
2)
Strategi Pertumbuhan
a)
Perluasan volume : penambahan produksi.
b)
Perluasan biografis : memperluas wilayah kerja.
c)
Integrasi vertikal :
menciptakan fungsi yang lain untuk menarik pelanggan.
d)
Difersifikasi :
penciptaan dan pengembangan.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang
dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Keberhasilan manajer mengelola
organisasi tergantung pada kemampuannya menentukan pekerjaan-pekerjaan yang
harus dilaksanakan anggota organisasi untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme
formal dalam mengelola organisasi berdasarkan unsur spesialisasi,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja. Struktur organisasi juga mengandung
pengertian sebagi system atau jaringan kerja dari tugas-tugas, pelaporan
relationship dan komunikasi yang menghubungkan pekerjaan individual dan
kelompok. Penstruktural kembali atau restructuring
mengacu pada perubahan dari sebuah struktur organisasi dalam
usahanya meningkatkan kinerja.
B.
Saran
Mengingat
pentingnya pengorganisasian maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan dipahami
sebaik-baiknya. Setelah mamahami pengorganisasian maka sebaiknya diterapkan
dalam bentuk actual di lapangan.
DAFTAR
RUJUKAN
T.Hani Handoko, Manajemen,
EDISI 2 Penerbit BPFE Yogyakarta, 1999.
Yahya Yohannes.2006. Pengantar Manajemen.Jakarta:Graha Ilmu.
George R. Terry.2000. Prinsip-prinsip Manajemen. Jakarta:Bumi Aksara.
terimakasih sangat membantu..
BalasHapusTerima kasih ini sangat membantu
BalasHapuspunten mau tanya bagan nya mana yaa
BalasHapus