Pemaksimalan Fungsi Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

PEMAKSIMALAN FUNGSI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN DALAM PERUSAHAAN

Oleh    : Intan Eka Yudianasari

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

1.        Pendahuluan

Perusahaan merupakan suatu organisasi produksi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara menguntungkan, inti dari pengertian tersebut perusahaan berorganisasi untuk mencapai profit atau laba pada organisasi miliknya sendiri. Menurut R.Soekardono (1981) perusahaan adalah keseluruhan perbuatan yang dilakukan secara terus-menerus bertindak ke luar untuk memperoleh penghasilan dengan cara memeperniagakan atau memperdagangkan menyerahkan barang atau mengadakan perjanjian perdagangan. 

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,  pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta  penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.  Perusahaan memiliki arsip-arsip, peralatan, dan perlengkapan sebagai kekayaan perusahaan. Pengertian arsip menurut UU nomor 7 tahun 1971 yaitu naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Tujuan penyelengaraan kearsipan adalah Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman. Juga agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat, untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan serta untuk menghemat tempat penyimpanan, menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna dan menjaga kerahasiaan arsip. Maksud dan tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti untuk pertanggungjawaban yang autentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.  Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.

Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam. Semakin besar kantor maka semakin banyak arsip yang dikelola, dan semakin beragam pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga peralatan yang digunakan dibidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan.

Perlengkapan kearsipan perusahaan pemakaianya hanya pada jangka npendek atau cepat habis. keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan, selain itu perlengkapan juga dapat mendukung kegiatan kearsipan karena meliputi kertas untuk mencatat kegiatan kearsipan. Dalam kearsipan kendala yang ditemukan pada pemanfaatan perlengkapan dan perlatan itu sendiri adalah perawatan peralatan dan perlengkapan yang masa penggunaannya cepat habis.

Tujuan dari kearsipan yaitu untuk menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, menghemat tempat penyimpanan, menjaga kelestarian arsip, menjaga kerahasiaan arsip, menunjang arsip yang berdaya guna, menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan,  tentang penyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan, dan agar arsip dapat disimpan kembali dengan tepat dan cepat. Selain itu tujuannya dapat berupa memaksimalkan fungsi dari perlengkapan maupun peralatan kearsipan.

2.        Pembahasan

2.1 Fungsi Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan dalam Perusahaan

Amsyah (1988:178) Fungsi peralatan kearsipan yaitu sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama. Terdapat beberapa tipe penyimpanan peralatan arsip diantaranya :

a.         Alat penyimpanan tegak (vertical file), peralatan ini sering disebut lemari arsip yang tersedia dalam berbagai mutu. Almari arsip ini terbuat dari baja yang tahan api dan tersedia dalam berbagai warna sehingga tidak sukar memilih warna apa saja sesuai ruangan perusahaan. Almari arsip ini berfungsi untuk penyimpanan data dengan folder biasa.

b.        Alat penyimpanan menyamping (lateral file), dimana tempat penyimpanan ini letak map-mapnya menyamping laci. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada penyimpanan dalam kotak karton dirak terbuka dan file literal ini juga tertutup serta dapat dikunci sehingga berkas yang tersimpan didalamnya aman dan terhindar dari pencurian.

c.         Alat penyimpanan elektrik (power file) merupakan file struktural khusus yang dipergunakan untuk menyimpan semua jenis arsip. Model baru dari file ini yaitu dilengkapai mata listrik dengan cara penggunaannya cukup menekan sebuah tombol lokasi kotak yang diinginkan.

d.        Alat penyimpanan word processing merupakan peralatan yang digunakan untuk menyimpan media magnetik.

e.         Alat penyimpanan untuk media komputer, ada 2 yaitu media komputer dan cetak media. Media komputer ini berfungsi sebagai alat ketik yang digunakan untuk mencari data-data arsip dalam rak secara otomatis. Sedangakan cetak komputer berfungsi untuk memperkecil maupun memperbesar arsip sesuai dengan rak yang tersedia.

f.         Alat penyimpanan visible merupakan alat penyimpanan yang sering dipergunakan untuk informasi yang diperlukan dengan cepat, misalnya untuk inventaris kartu penjualan, kartu pembelian, dan data karyawan.

Fungsi perlengkapan kearsipan yaitu sebagai bahan kearsiapan yang sangat penting utnuk berjalannya sebuah kegiatan kearsipan. Tanpa adanya perlengkapan arsip sebuah perusahaan tidak dapat menjalankan kegiatan kearsipannya karena tidak adanya perlengkapan. Perlengkapan berisikan kartu-kartu yang penting untuk mencatat setiap kegiatan arsip. Terdapat beberapa contoh perlengkapan penyimpanan kearsipan dan jenis-jenis perlengkapan kearsipan yaitu perlengkapan penyimpanannya meliputi :

a.         Penyekat, perlengkapan ini terbuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Pada penyekat biasanya ditempelkan label yang berisikan kata tangkap sebagai petunjuk guide.

b.        Map (folder), biasanya diletakkan menggantung pada tempat gantungan yang terdapat pada kedua pinggir laci file biasa yang berfungsi untuk menyimpan dokumen agar tetap bersih dan rata.

c.         Penunjuk (guide) berfungsi untuk melihat tempat-tempat file dengan cepat. Petunjuk ini terdiri dari tempat label yang menjorok ke atas. Kata tangkap merupakan judul yang terdapat pada tonjolan. Pada kata tangkap pasangannya tidak hanya menunjuk dari mana file dimulai tetapi juga sampai dimana file berakhir. Kata tangkap ini mempunyai keuntungan yang dapat memperlihatkan keseluruhan abjad yang dicangkup oleh petunjuk. Dimana petugas harus melihat penunjuk yang satu dan berikutnya untuk memastikan folder apa yang berada disekitar

2.2    Strategi Pemaksimalan Fungsi Peralatan Kearsipan dalam suatu Perusahaan

Anggraeni (04 januari 2013) Peralatan kearsipan terdiri dari beberapa macam peralatan dan fungsi dari tiap-tiap peralatan, macam-macam serta fungsi peralatan kearsipan ini terdiri dari :

a.         Spindle file, merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat diikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus hingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.

b.        Filing cabinet, merupakan lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci. Dan setiap laci dapat menampung kurang lebih 500 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet kebelakang.

c.         Open self file berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka sama dengan rak buku. Namun rak ini memiliki ukuran lebar sampai 80 cm dengan jumlah deretan bertingkat antara 2 sampai 8 tingkat. Dan dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertikal. Lemari jenis ini biasanya ditempatkan pada ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Bila ada tambahan dokumen rak ini dapat ditinggikan dengan cara ditarik keatas.

d.        Lateral file adalah sebuah lemari unit untuk penyimpanan dokumen yang diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatof sama dengan filling cabinet namun laci yang digunakan tidak terlalu besar dan dalam. Dengan karakteristik ini ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit sekitar 33 com dibandingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan didalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.

e.         Unit box lateral file merupakan suatu box yang menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel dan ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk mempercepat rujukan , sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen.

f.         Lemari cardex merupakan lemari untuk menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakaiannya dapat menggunakan referensi sebagai informasi yang dibutuhkan. Seperti, catatan kegiatan bon dan tagihan.

g.        Microrecord file merupakan sebuah laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembvagi laci yang dapat memuat mikro file dan mikro film.

h.        Compact rolling shelving merupakan lemari untuk menyimpan file atau dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel secara manual maupun mekanis penyimpanan arsip ini lebih mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan.

i.          Rotary Filing Cabinet merupakan penyimpanan arsip dalam map khusus yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (tier) dan priringannya dapat berputar ke dua arah.

j.          Folder (map) merupakan folder yang diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga bagian terkecil dalam suatu klasifikasi masalah.

Peralatan kearsipan pada perusahaan merupakan peralatan yang mampu bertahan lama seiring bergantinya tahun namun bisa berakibat buruk yaitu mudah menumbuhkan jamur dan peralatan mudah berkarat, untuk itu perusahaan perlu mengetahui cara mengatasi timbulnya dampak negatif terhadap peralatan tersebut dengan melakukan beberapa cara :

a.         Melakukan perawatan, perawatan yang dilakukan yaitu dengan cara membersihkan dokumen didalamnya dengan menggunakan lap. Serta menempatkan dokumen dan peralatan penyimpanannya pada suhu tertentu agar terhindar dari tumbuhnya jamur maupun karat karena suhu yang lembab dan panas.

b.        Melakukan pengecetan ulang, pengecetan pada peralatan dapat memperindah kembali peralatan yang berkarat agar terlihat bagus kembali

c.         Melakukan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah timbulnya karat yang menempel pada peralatan. Penyemprotan dengan bahan-bahan khusus ini cukup dilakukan sebulan sekali.

2.3    Strategi Pemaksimalan Fungsi Perlengkapan Kearsipan dalam suatu Perusahaan

Dari sarana dan prasana yang yang ada di perusahaan perlengkapan kearsipan merupakan salah satu data yang sangat penting. Perlengkapan kearsipan terdiri dari beberapa jenis-jenis yaitu,

a.         Kartu indeks, kartu ini berisikan identitas suatu arsip atau warkat yang disimpan gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks mencatat informasi tentang judul atau nama surat, nomor surat dan hal surat.

b.        Kartu tunjuk silang berfungsi untuk menunjukkan tempat map tersimpan dari suatu dokumen yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kelemahan dari kartu tunjuk silang ini adalah apabila penggunaanya berlebihan akan mengakibatkan penambahan keruwetan pada penyimpanan.

c.         Buku arsip merupakan buku besar yang sangat penting karena digunakan untuk mencatat penyimpanan setiap kegiatan arsip perusahaan. Agar terhindar dari hal-hal buruk yang terjadi sewaktu-waktu buku ini bisa di scan dan disimpan di flashdisk, komputer, maupun CD-R.

Ketika pergantian hari, bulan, maupun tahun perusahaan paling banyak menyediakan perlengkapan kearsipan karena pemakaiannya terus dilakukan setiap hari sehingga tidak bertahan lama dan cepat habis. Untuk menghemat perlengkapan kearsipan perusahaan harus bisa memaksimalkannya dengan cara membeli peralatan cetak kartu, dengan membeli peralatan ini perusahaan bisa membuat seberapa banyak kartu yang dibutuhkan tanpa khawatir kehabisan kartu arsip. Bisa juga membeli kartu-kartu arsip dalam jumlah banyak untuk menekan pengeluaran cara ini juga efektif untuk menghemat waktu. Selain itu bisa juga dengan memperhitungkan biaya perlengkapan arsip agar biaya yang dikeluarkan dapat sesuai target. Perusahaan juga harus cermat dan teliti melakukan pengetikan pada arsip agar perlengkapan yang ada tidak terbuang sia-sia.

Perawatan dalam perlengkapan juga diperlukan agar data arsip bisa tetap bagus tanpa mengalami kecacatan. Caranya dengan menata dan mengeluarkan data arsip agar arsip tidak terus menerus ditempat penyimpanan. Memberikan kapur barus atau menyemprot arsip dengan anti serangga ke arsip secara rutin. Bisa juga dengan memilah serta mengidentifikasi data arsip yang dianggap rusak untuk diperbaiki dengan cara menyambung arsip dengan isolasi maupun laminating arsip. Perlengkapan arsip ini bisa dimusnahkan dalam jangka waktu 5 tahun. Sebelum mengalami masa meninggal data arsip yang akan dimusnahkan dipertimbangkan dahulu apakah masih diperlukan apa tidak dengan cara menggunakan hak suara terbanyak dari masing-masing karyawan perusahaan yang bekerja di kearsipan. Jika memang arsip sudah tidak dibutuhkan maka arsip akan dimusnahkan sedangkan apabila digunakan maka data arsip akan tetap disimpan di rak.

3. Penutup

3.1 Simpulan

Peralatan dan perlengkapan merupakan satu kesatuan yang saling terkait dalam perusahaan karena fungsinya saling menyeimbang. Setiap perusahaan yang melakukan kegiatan kearsipan haruslah memiliki keduanya yaitu peralatan dan perlengkapan agar membantu berjalannya proses arsip yang seimbang. Perlengkapan ini mempunyai fungsi sebagai bahan-bahan utama dalam kearsipan karena mencangkup kartu-kartu penting dan kertas yang digunakan untuk mencatat kegiatan kearsipan, sedangkan peralatan berfungsi sebagai tempat penyimpanan kartu-kartu indeks dan kertas arsip. Peralatan ini berupa laci, lemari maupun rak yang memiliki fungsi sama sebagai tempat penyimpanan dokumen-dokumen kearsipan.

Peralatan ini dapat mencegah terjadinya hal-hal buruk yang sewaktu-waktu terjadi di perusahaan seperti, kebakaran, kebanjiran, maupun bencana alam lain. Caranya juga mudah dengan memasukkan dokumen penting kedalamnya dan dikunci, namun perlu adanya perhatian khusus dari pemakaian peralatan dan perlengkapan ini karena peralatan pemakaiannya dalam jangka waktu yang lama memungkinkan terjadinya kerusakan dan kecacatan seperti berkarat dan dokumen menjadi kuning berjamur. Oleh karenanya perusahaan harus melakukan perawatan secara rutin pada peralatan dan perlengkapan.

Perlengkapan yang terdiri dari beberapa kartu-kartu indeks dan kertas catatan, pemakaiannya dalam jangka waktu yang relatif singkat yang membuat perusahaan harus membeli terus-menerus perlengkapan yang habis untuk dilakukan kegiatan kearsipan kembali. Untuk itu perusahaan yang melakukan kegiatan kearsipan haruslah memperhitungkan perlengkapan yaitu dengan membeli kartu-kartu dan kertas dalam jumlah yang banyak agar menghemat waktu serta menekan permintaan terhadap kertas. Pembelian perlengkapan dalam jumlah banyak ini tidak harus dipakai semua secara bersamaan namun diperhitungkan berapa kertas yang dibutuhkan bulan ini lalu bisa kertas yang lain disimpan di gudang.

3.2 Saran

Berdasarkan pengertian, fungsi dan cara memaksimalkan peralatan dan perlengkapan diharapkan pembaca dapat memahami serta mempelajari tentang kegiatan kearsipan dalam suatu perusahaan.

4.    Daftar Rujukan

Amsyah, MLS. 1988. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

http://mutmainahku.blogspot.com/2013_04_01_archive.html, anggraeni dian, 2013. Jenis-jenis peralatan.diakses tanggal 03 desember 2014