MAKALAH PENGORGANISASIAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

                Pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Manusia merupakan unsur terpenting dalam pengorganisasian karena manusia terdapat di dalam tugas-tugas yang saling berhubungan.

            Sturktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Sturktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja.
            Pengorganisasian dalam konteks perubahan social menjadi titik strategis yang harus menjadi perhatian dengan seksama. Keberhasilan mencapai titik perubahan akan sangat ditentukan oleh pengorganisasian. Tanpa suatu pengorganisasian yang kuat, memadai dan sistematis maka perubahan social hanya akan bergantung pada niat baik kekuasaan, pasar politik atau situasi lain yang tidak pasti. Satu-satunya faktor yang menentukan bahwa sebuah gerakan akan tetap berjalan pada relnya dan dapat mencapai tujuannya adalah pengorganisasian yang dipandu oleh kepemimpinan dan garis politik yang memihak kepada rakyat.

1.2  RUMUSAN  MASALAH

1.               Bagaimana Pengorganisasian ?

2.               Bagaimana proses pengorganisasian ?

3.               Bagaimana struktur organisasi ?

4.               Bagaimana cara merancang struktur organisasi ?

5.               Bagaimana faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi ?

6.               Bagaimana desain organisasi yang umum ?

1.3  TUJUAN  PEMBAHASAN  MAKALAH

1.                 Mengetahui pengorganisasian ?

2.                 Mengetahui proses pengorganisasian ?

3.                 Mengetahui struktur organisasi ?

4.                 Mengetahui cara merancang struktur organisasi ?

5.                 Mengetahui faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi ?

6.                 Mengetahui desain organisasi yang umum ?

1.4  MANFAAT MAKALAH

1.                 Memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Manajemen

2.                 Mengkaji ilmu Pengorganisasian.

3.                 Mengetahui Struktur Organisasi berserta rancangan struktur organisasi

4.                 Mengetahui desain organisasi yang umum dalam struktur organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

2.2  PROSES PENGORGANISASIAN

Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1)                Pemerinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2)                Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3)                Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi satu-kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasi ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannnya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan pengorganisasian, yaitu:

a)                 Pembagian kerja

b)                Departementalisasi (Departementasi)

c)                 Bagan organisasi formal

d)                Rantai perintah dan kesatuan perintah

e)                 Tingkat-tingkat hirarki manajemen

f)                 Saluran komunikasi

g)                Penggunaan komite

h)                Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

2.3 STRUKTUR ORGANISASI

2.3.1 Definisi Struktur Organisasi

Sturktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap dan hubungan-hubungan dimana diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja.

2.3.2 Karakteristik Struktur Organisasi

Struktur organisasi memiliki dua karakteristik, yaitu:

a)                 Keseimbangan dalam organisasi

Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian didalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan seimbang/imbang apabila masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

b)                Fleksibel

Fleksibel merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dsb. Perubahan-perubahan yang perlu disesuaikan lebih dahulu adalah perubahan yang terjadi dalam jangka pendek. Selain itu, kemampuan kerja seseorang juga perlu diperhatikan.

2.3.3 Elemen Struktur Organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:

a)                 Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

b)                Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

c)                 Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

d)                Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

e)                 Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.

f)                 Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

2.3.4 Contoh Bagan Struktur Organisasi

 

Penjelasan       :

Bagan diatas merupakan contoh dari bagan suatu perusahaan yang pada umumnya. Pada setiap perusahaan pasti memiliki sejumlah tatanan-tatanan yang terdiri dari direktur atau pemimpin perusahaan, manajer (pembantu khusus direktur), dan bagian divisi pelaksana perusahaan.

Pada bagian general manager/pemimpin suatu perusahaan merupakan puncak dari segala aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam segala hal yang mencakup dari seluruh aspek yang dilakukan bawahannnya yang menjadikannya sebagai pengawas dan pemberi keputusan yang mutlak bagi seluruh pemilik perusahaan. Pada bagian manajer/ kepala bidang divisi merupakan pembantu khusus dari pemimpin perusahaan untuk beberapa divisi yang dimiliki perusahaan dan memimpin satu divisi yang dan melakukan tugasnya dengan sesuai perintah pemimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas divisi tersebut. Setiap manajer, memimpin tiap divisinya dengan memiliki bawahan yang siap membantu kinerja dan integritas manajer yang mendukung setiap kemajuan dari perusahaan. 

Penjelasan       : Suatu perusahaan memiliki bagian-bagian struktur terpenting, berikut struktur dan pembagian tugasnya.

Komisaris adalah pemilik dari perusahaan. President direktur bertugas mengepalai semua prosedur yang berjalan dalam suatu perusahaan. Managing direktur bertugas untuk memanage berjalannya suatu pelaksana yang akan dirinci seperti misalnya, sebuah kerja sama yang akan dilakukan kadalam perusahaan lain membantu president direktur.

General Manager bertugas memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional. Manager bertugas bertanggung jawab pada suatu perusahaan atau organisasi. Supervisor bertugas untuk mengawasi atau mengamati suatu kegiatan yang dijalankan dalam sebuah perusahaan. Seorang supervisor tidak berkenan mengatur sesuatu yang ada di dalam perusahaan. Kepala Bagian bertugas untuk mengikut sertakan anggotanya pada berjalannya suatu kegiatan yang ada pada perusahaan.

Sebuah perusahaan mempunyai pemilik yang disebut sebagai komisaris perusahaan. Sebuah perusahaan akan memiliki kualitas yang baik jika semua dikerjakan dan dilakukan oleh kerja sama yang baik dengan tidak melakukan kecurangan dalam sebuah proyek yang akan dikerjakan. Dengan ini perusahaan lain akan melihat sebuah eksperimen  untuk melakukan kerjasama yang mungkin akan bisa menguntungkan satu sama lain.

Semua ini dilakukan demi menunjukkan bahwa perusahaan yang dimiliki sebagai implementasi setiap perusahaan yang akan bermodal tinggi dan mungkin bisa melakukan kerjasama dengan perusahaan asing yang akan menghasilkan nilai keuntungan yang sangat tinggi. Dan suatu perusahaan akan lebih merasa nyaman bila suatu kekerabatan yang mungkin bisa menjadi suatu nilai positif dalam perusahaan tersebut.

2.3.5 Cara Merancang  Struktur  Organisasi

1.                 Rancanglah struktur organisasi sesuai dengan misi dan visi organisasi Anda.

Dengan kata lain, tujuan atau sasaran organisasi harus jelas sebelum Anda membuat struktur yang baku. Kadang ada yang buru-buru membuat struktur tanpa kejelasan tentang apa yang diharapkan dari organisasi. Hindarilah membuat bagan organisasi tanpa tujuan organisasi yang jelas.

2.                 Rancanglah susunan organisasi setelah organisasi Anda merumuskan bisnis proses utama untuk mencapai sasaran organisasi.

Ini membantu anda menemukan proses bisnis atau aktifitas apa yang anda butuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi Anda. Akan lebih mudah mengembangkan struktur dengan kejelasan aktifitas. Bukan hanya itu saja, dengan adanya bisnis proses akan jelas juga berapa orang pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut dan kualifikasi apa saja yang dibutuhkan dari pekerja.

3.                   Susunlah susunan organisasi Anda dengan mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja.

Bisa saja organisasi yang anda kira memiliki banyak talenta selama ini, tapi tidak digunakan atau dioptimalkan. Gunakanlah talenta-talenta yang ada dan optimalkanlah bakat dan kemampuan mereka. Hindarilah persepsi-persepsi negatif tentang kinerja pekerja-pekerja di organisasi Anda. Sering orang tidak menunjukkan kinerja bagus karena pekerjaan yang mereka lakukan di luar dari skop talenta dan 'passion' mereka.

4.                 Pertimbangkanlah umur pekerja ketika  Anda menempatkan pekerja pada jabatan-jabatan yang telah Anda rancang.

Hindarilah menempatkan pekerja pada jabatan yang tidak sesuai dengan keahlian dan bakatnya. Tanpa Anda sadari, ini akan membuat mereka menghasilkan kinerja kerja yang rendah.

5.                 Lakukanlah self-assesment kepada pekerja-pekerja untuk mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan talenta mereka.             

Orang  yang punya kinerja hebat pada pekerjaan tertentu belum tentu memiliki kinerja yang sama pada pekerjaan lain. Pertimbangkanlah prinsip ini bila anda menempatkan seseorang pada jabatan tertentu.

6.                 Berbicaralah dengan pekerja bahwa posisi yang Anda tawarkan pada pekerja bisa tidak sesuai dengan bakat dan talentanya.

Tidak selalu ada posisi yang terbaik buat setiap pekerja di organisasi. Kadang talenta dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja atau posisi yang ada tidak selalu sesuai dengan bakat dan talenta pekerja. Komunikasikanlah bahwa posisi yang Anda tawarkan kepada pekerja mungkin tidak akan menghasilkan kinerja baik. Ini akan menolong pekerja apakah ia akan ambil jabatan tersebut atau memilih pindah ke perusahaan lain, yang mungkin baik buat pekerja maupun organisasi Anda sendiri.

2.3.6 Faktor-faktor  Perancangan  Struktur  Organisasi

1)               Strategi Organisasi untuk mencapai tujuan.

2)               Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa yang akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri massal akan memerlukan tingkat standardisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.

3)               Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatiakn dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi.

4)                Ukuran Organisasi, besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

2.3.7 Unsur-unsur Struktur Organisasi

1)                Spesialisasikegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi)

2)                Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3)                Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4)                Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5)                Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

2.4  Desain Organisasi yang Umum

Desain organisasi meliputi :

1)                Struktur sederhana

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama.

Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

2)                Birokrasi

Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.

Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

3)                Struktur matriks

Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

                  Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.

                  Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.

2.4.1 Strategi dan desain organisasi

1)                   Strategi Generik

a)                 Keunggulan biaya (Cost Leadership)

Menyatakan bahwa perusahaan akan mengungguli persaingannya dengan menjadi produsen pembiaya rendah.

b)                Diferensi (Diferentation)

Penciptaan produk yang diperkirakan akan menjadi produk unik.

c)                 Fokus (Focus)

Meliputi pencapaian keunggulan biaya atau diferensiasi atau keduanya dipangsa pasar tertentu.

2)                  Strategi Pertumbuhan

a)         Perluasan volume   : penambahan produksi.

b)         Perluasan biografis : memperluas wilayah kerja.

c)         Integrasi vertikal                : menciptakan fungsi yang lain untuk menarik pelanggan.

d)        Difersifikasi                       : penciptaan dan pengembangan.

BAB III

PENUTUP

A.               Kesimpulan

Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Keberhasilan manajer mengelola organisasi tergantung pada kemampuannya menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan anggota organisasi untuk mencapai tujuan.

Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dalam mengelola organisasi berdasarkan unsur spesialisasi, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. Struktur organisasi juga mengandung pengertian sebagi system atau jaringan kerja dari tugas-tugas, pelaporan relationship dan komunikasi yang menghubungkan pekerjaan individual dan kelompok. Penstruktural kembali atau restructuring mengacu pada perubahan dari sebuah struktur organisasi dalam usahanya meningkatkan kinerja.

B.                 Saran

Mengingat pentingnya pengorganisasian maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan dipahami sebaik-baiknya. Setelah mamahami pengorganisasian maka sebaiknya diterapkan dalam bentuk actual di lapangan.

DAFTAR RUJUKAN

T.Hani Handoko, Manajemen, EDISI 2 Penerbit BPFE Yogyakarta, 1999.

Yahya Yohannes.2006. Pengantar Manajemen.Jakarta:Graha Ilmu.

George R. Terry.2000. Prinsip-prinsip Manajemen. Jakarta:Bumi Aksara.

http://bagusprostyle.blogspot.com/2012/04/desain-organisasi-yang-umum.html.

http://www.putra-putri-indonesia.com/struktur-organisasi.html

http://kamalludinka29.blogspot.com/2011/10/struktur-organisasi.html